Quand utiliser la forme "No desu" ?

~んです est très fréquemment utilisée dans les conversation. On l’utilise pour demander/donner une explication, demander la confirmation de quelque chose qui paraît évident au vu de la situation.

Pour un journal je n'utiliserai que la forme neutre des verbes. Un journal est censé être que pour soi-même et donc n'a pas besoin de forme poli. Par exemple pour la phrase "hier j'avais envie d'écrire, mais je n'avais pas le temps" 昨日書きたかったでも時間がなかったんだ voire 昨日書きたかったでも時間がなかった.
Pour moi la phrase 米が好きなんですよ est bizarre. Tu aimes le riz sec, non cuit? Ce serai pas plutôt 「ご飯がすきなんですよ。」?
Mais je suis qu'au stade JLPTN4 et en progression pour le JLPTN3, donc pas expert en japonais ;-)

Bonjour HouseCorgi. J'arrive un peu tard, mais je vais essayer de répondre à quelques éléments. Je n'ai hélas pas accès à ma bibliographie présentement (étant en voyage), je ne pourrais donc pas te faire une jolie réponse scientifique de l'usage ou du non-usage de "nodesu" tout de suite. Je peux néanmoins t'expliquer certains éléments de ce que je crois avoir compris au cours de ma (jeune) expérience (qui devront être corrigés par quelqu'un de plus expérimenté).
んです, ou encore んだ, est une contraction de la forme terminale のです・のだ. Tu es peut-être encore tôt en japonais après un an pour parfaitement comprendre cet élément (qui prend un peu de temps), mais tu dois déjà savoir au moins en principe que la particule の ne sert pas que pour le complément de nom (aussi appelé génitif chez les latinistes / germanistes), mais a des tas d'utilisations, dont la plus importante est celle des propositions relatives (l'équivalent de "qui / que / lequel" chez nous). En fait, elle se superpose dans la langue parlée à la particule plus formelle こと, qui est d'usage pour une proposition relative (par exemple dans un livre ou une lettre : どこでもに行っていつもの遅刻してしまうことはやっぱり邪魔するね．．．(Ok c'est totalement alambiqué, mais je veux juste donner un exemple)
Vite fait, ça donnerait : "Où que j'aille, le fait que je finisse toujours par arriver en retard dérange assez..."
En langage parlé, on dirait ici "no" au lieu de "koto", qui pourrait te sembler déjà plus naturel.
Quand tu utilise "toki" dans ta lettre au sensei, tu utilises déjà une proposition relative (peu importe le nom qu'on lui donnera en linguistique japonaise).
A noter en passant que la forme -masu d'un verbe ne s'utilise qu'*avec* le verbe de la proposition principale (le premier verbe d'une phrase en français, le dernier en japonais). Quand tu dis 「んです」を使っています時に理由は必要ですか on comprend bien, mais ça fait très bizarre, car "toki" est un relatif. Il faut dire (même si tu essaies d'être très poli) : "んです"形を使う時は理由が必要ですか？(Personnellement je dirais même んです形の使いは必要な場合がありますか？, pure question de feeling certes !).
Bref, pourquoi tout ça ? Pas pour t'embêter sous des termes compliqués, sois-en sûr.
Je serais bien incapable de t'expliquer en terme scientifique ou même simple ce qu'est la particule "ndesu" (d'autant qu'elle est éminemment idiomatique) mais je peux au moins te dire ceci : de même que l'on te dit, quand tu débutes le japonais, de remplacer systématiquement "は" par "en ce qui concerne..." dans ta tête, sans que ce soit toujours vrai mais ça marche, je te recommande de remplacer "ndesu" par "c'est que" dans ta tête. Tu verras que si ça ne correspond pas 100% du temps (les Japonais utilisent vraiment beaucoup nodesu), cela peut t'expliquer certains cas, car grammaticalement, c'est exactement ça : tu mes toute la phrase en subordonnée, et tu ajoute une principale très courte qui consiste juste en un verbe qui résume toutes les autres : "c'est que... je n'aime pas arriver en retard" (je me justifie du fait que : je n'aime pas arriver en retard), ou : "遅刻するのが嫌いなのです" (ou lieu de juste "kirai desu"). Quand tu fais ça, ça donne un air plus vivant à la phrase, plus parlé. C'est aussi pour ça que je ne te conseille pas de l'utiliser systématiquement dans un journal, à part quand tu es sûr (type quand tu te justifies, ton exemple plus haut était bon).
Essaie de plus souvent utiliser la forme entière (et plus formelle) "nodesu" au lieu de "ndesu", je pense que le principe te deviendra plus vite clair.
Pour répondre concrètement par exemple, la seconde phrase ici :
例：「昨日書きたかったでも時間がなかったんです...」それとも「昨日書きたかったんですが時間がなかったんです」
peut être assez bizarre : je me justifie que "c'était que je n'avais pas le temps", tout à fait, mais : "c'était qu'aujourd'hui, je j'avais envie d'écrire" fait un peu bizarre !

Mais je t'accorde que c'est une difficulté de la langue japonaise que ce "nda" énervant que les Japonais utilisent à tour de bras. : )

PS. : ça n'est pas pour te taquiner, mais à la fin tu as utilisé le kanji 住む pour écrire sumimasen... hors, "住む" signifie "habiter", donc ça fait un peut bizarre ! "Sumimasen" s'écrit généralement avec le kanji homophone "済む", soit : 済みません. "Sumu" veut dire "finir, terminer" quelque-chose (mais assez archaïque, je ne l'ai pratiquement jamais vu utilisé tel quel). C'est une autre difficulté du japonais que les homophones qui s'écrivent différemment... un peu comme le français en fait. ^^
Quand tu n'es pas sûr, utilise les kana. Il vaut mieux des kana bien utilisés qu'un kanji maladroit.